سامانه ثبت شرکتها در کرج

سامانه ثبت شرکتها در کرج

سامانه ثبت شرکتها در کرج راهنمای سامانه مکانیزه " الکترونیکی " اداره ثبت شرکت‌ها و مالکیت صنعتی / روش و مراحل ثبت شرکت
ICTPRESS - اتوماسیون کامل فرآیندهای اداره ثبت شرکت‌ها مبتنی بر کارتابل الکترونیکی، ایجاد شناسنامه الکترونیکی برای شرکت‌ها، کاهش مراجعه حضوری ارباب‌ رجوع، اطلاع‌رسانی به مراجع ذی‌صلاح، طبقه‌بندی مدیریتی اطلاعاتی، ایجاد یک مرجع ملی قابل اتکاء و حضور کلیه شرکت‌های ایرانی در تجارت جهانی از جمله اهداف تعریف شده برای سامانه مکانیزه اداره ثبت شرکت‌ها و مالکیت صنعتی است.
روش و مراحل ثبت شرکت با مسئولیت محدود
 1ـ پس از تکمیل دو برگ تقاضانامه و دو برگ شرکت نامه ( مطابق نمونه ضمیمه) و تهیه دو جلد اساسنامه و امضاء ذیل تمام اوراق توسط تمام شرکاء، نسبت به  پرداخت هزینه تعیین نام و ارائه فیش پرداختی  به واحد حسابداری اداره ثبت شرکتها اقدام   و واحد مزبور نسبت به ممهور نمودن  اوراق  اقدام می نماید.
2ـ مدارک را باتوجه به مواردی که ذکر شد   تحویل قسمت پذیرش مدارک اداره ثبت شرکتها داده و رسید دریافت شود و با عنایت به تاریخ تعیین شده برای اعلام نتیجه در روز موعد  توسط احدی از شرکاء یا وکیل رسمی شرکت  به باجه  مربوطه اداره ثبت شرکتها مراجعه نماید.
3ـ در صورتی که کارشناس اداره ثبت شرکتها ایرادی یا نقصی در مدارک ابرازی مشاهده ننماید نسبت به تهیه پیش نویس آگهی ثبت اقدام و پیش نویس مربوطه پس از تایید مسئولین اداره ثبت شرکتها  تهیه  و در روز مراجعه تحویل متقاضی داده می شود. متقاضی بایستی به بانک  مستقر در اداره مراجعه و نسبت به پرداخت حق الثبت که ذیل  پیش نویس  مبلغ آن قید شده اقدام نماید.
تذکر1: قبل از مراجعه به بانک به نمایندگی روابط عمومی مستقر در واحد حسابداری  جهت تعیین مبلغ حق الدرج اگهی تأسیس در روزنامه کثیرالانتشار و اخذ فیش مراجعه شود و مبلغ حق الثبت و حق الدرج در یک مرحله به بانک پرداخت شود.
تذکر2: در صورتی که کارشناس اداره ثبت شرکتها ایراد یا نقصی درمدارک مشاهده نماید مراتب کتباً به متقاضی اعلام خواهد  شد که نسبت به رفع یا ایراد اقدام نماید.
تذکر 3: در صورتی که کارشناس اداره ثبت شرکتها  موضوع  فعالیت شرکت را نیازمند  اخذ  مجوز از مراجع ذیصلاح تشخیص دهد نسبت به تهیه استعلام اقدام و برگ استعلام پس از اخذ امضاء ازمسئولین  مربوطه در دبیرخانه اداره کل ثبت شرکتها ثبت دفتر شده و به مرجع مربوطه همراه با یک نسخه فتوکپی از مدارک تحویل داده شود.
5ـ پس از پرداخت مبلغ حق الثبت، جهت درج اطلاعات  فیش در سامانه مکانیزه ،   به واحد حسابداری اداره ثبت شرکتها  مراجعه  و واحد مربوطه نسبت به ممهور نمودن ذیل  اوراق اقدام می نماید.
6ـ مدارک به واحد ثبت تأسیس و تغییرات اداره ثبت شرکتها تحویل داده شود و مسئول مربوطه پس از ثبت در دفتر و تعیین شماره ثبت شرکت و درج اظهارنامه اقدام و در ذیل ثبت دفتر از شخص معرفی شده توسط شرکاء (که خود از شرکاء و یا وکیل رسمی شرکت می باشد) باقید جمله" ثبت با سند برابر است" امضاء اخذ می نماید و سپس آگهی تایپ شده به امضاء رئیس اداره ثبت شرکتها برسد. یک نسخه از مدارک ضبط  در پرونده شرکت شده و در بایگانی اداره ثبت شرکتها نگهداری خواهد شد و یک نسخه دیگر از مدارک (تقاضانامه – شرکت نامه – اساسنامه – صورت جلسه مجمع عمومی  مؤسس – صورت جلسه هیئت مدیره) ممهور به مهر اداره کل ثبت شرکتها ومالکیت صنعتی شده و تحویل متقاضی می گردد.
7ـ متقاضی مدارک مربوط به خود و پرونده متشکله را به قسمت دبیرخانه اداره کل ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی برده و پس از ثبت آگهی در دفتر اندیکاتور، مسئول مربوطه نسبت به درج شماره ثبت دفتر وممهور نمودن آگهی تایپ شده اقدام و پرونده متشکله را ضبط و بقیه مدارک تحویل متقاضی می گردد.
8ـ متقاضی پس از تحویل گرفتن مدارک مربوط به خود،نسخه دوم آگهی تأسیس را به واحد روابط عمومی مستقردراداره کل ثبت شرکتها ومالکیت صنعتی جهت درج در روزنامه کثیر الانتشار تحویل و نسخه اول آگهی تایپ شده تأسیس شرکت را به دفتر شرکت سهامی روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران واقع در خیابان بهشت (خیابان جنوبی پارک شهر) جهت درج در روزنامه رسمی ( پس از پرداخت حق الدرج که توسط مسئول مربوطه تعیین می گردد )  تسلیم می نماید.
تذکر: در صورت نیاز فوری به آگهی تأسیس شرکت قبل از انتشار در روزنامه رسمی باشد چند نسخه فتوکپی از آگهی تأسیس تهیه و هنگام تحویل اصلی آگهی به دفتر روزنامه رسمی فتوکپی ها توسط دفتر روزنامه رسمی ممهور به مهر می گردد که دارای اعتبار مربوطه خواهد بود.
 توجه: قبل از اقدام به تکمیل نمودن مدارک شرکت با مسئولیت محدود، موارد ذیل را مطالعه فرمائید.
1ـ حداقل تعداد شرکاء در شرکت با مسئولیت محدود دو نفر خواهد بود( م94ق ت).
2ـ حداقل سرمایه با توجه به رویه و حداقل مبلغ دریافت حق الثبت یک میلیون ریال  می باشد.
3ـ سعی شود در نام شرکت از نام شرکاء استفاده نشود، اسم شریکی که در نام شرکت قید شود، حکم شریک ضامن در شرکت تضامنی را داشته و در بدو امر مسئول پرداخت کلیه قروض و تعهدات شرکت خواهد بود ( م 95ق ت).  
4ـ شرکت با مسئولیت محدود وقتی تشکیل می شود که تمام سرمایه نقدی و سهم الشرکه غیر نقدی نیز تقویم و تسلیم شده باشد و مدیر عامل اقرار به دریافت کلیه سرمایه نقدی و سهم الشرکه غیر نقدی، نماید و هر شرکت که بر خلاف این ماده تشکیل شود باطل و از درجه اعتبار ساقط است. (م96 ق ت)
5ـ در شرکت نامه باید صراحتاً قید شده باشد که سهم الشرکه های غیرنقدی هر کدام به چه میزان تقویم شده است و هر شرکت که برخلاف این ماده تشکیل شود باطل و از درجه اعتبار ساقط است.      ( م97ق ت)  
6ـ کلیه شرکاء نسبت به قیمتی که در حین تشکیل برای سهم الشرکه های غیر نقدی معین شده در مقابل اشخاص ثالث مسئولیت تضامنی دارند( م98ق ت)      
7ـ سهم الشرکه شرکاء نمی تواند به شکل اوراق تجارتی قابل انتقال اعم از بااسم و بی اسم و غیره در آید و سهم الشرکه را نمی توان منتقل به غیر نمود مگر با رضایت عده ای از شرکاء که لااقل سه ربع سرمایه متعلق به آنها بوده و اکثریت عددی نیز داشته باشند ( م102ق ت)   
8ـ انتقال سهم الشرکه به موجب سند رسمی خواهد بود ( م103ق ت)  
9ـ شرکت به وسیله یک یا چند نفر مدیر که به صورت موظف با غیر موظف که از بین شرکاء یا از خارج برای مدت محدود یا نامحدود معین می شوند اداره می گردد ( م104ق ت)   
10 – مدیران شرکت کلیه اختیارات لازمه را برای نمایندگی و اداره شرکت خواهند داشت مگر این که در اساسنامه غیر این ترتیب مقرر شده باشد ( م105ق ت)    
11ـ  تصمیمات راجعه به شرکت باید به اکثریت لااقل نصف سرمایه اتخاذ شود و اگر در دفعه اول این اکثریت حاصل نشد باید تمام شرکاء مجدداً دعوت شوند و در این صورت تصمیمات به اکثریت عددی شرکاء اتخاذ می شود اگر چه اکثریت مزبور داری نصف سرمایه نباشد، اساسنامه شرکت می تواند ترتیب دیگری برای حد نصاب مجامع مقرر دارد ( م106ق ت).   
12ـهر یک از شرکاء به نسبت سهمی که در شرکت دارد در مجامع دارای رای خواهد بود. اساسنامه می تواند ترتیب دیگری مقرر نماید. (م107ق ت)
13ـ روابط شرکاء شرکت تابع مقررات اساسنامه است و تقسیم سود به نسبت سرمایه شرکاء است اساسنامه می تواند ترتیب دیگری برای تقسیم سود مقرر دارد ( م108ق ت)
14ـ در هر شرکت بامسئولیت محدود که تعداد شرکاء بیش از 12 نفر باشند باید دارای هیئت نظار بوده و هیئت نظار لااقل سالی یک مرتبه مجمع عمومی شرکاء را تشکیل دهد ( م109ق ت)   
هیئت نظار مرکب از 3 نفر بوده که از بین شرکاء برای مدت یکسال انتخاب می شوند و اعضای هیئت نظار نبایستی عضو هیئت مدیره شرکت باشند.
وظایف هیئت نظار :
الف ـ تحقیق نماید که سرمایه نقدی شرکت پرداخت شده و سهم الشرکه غیر نقدی تقویم و تسلیم شده باشد.   
ب ـ  در شرکت نامه تقویم سهم الشرکه غیر نقدی به صراحت ذکر شده باشد.  
ج ـ دعوت شرکاء برای مجمع عمومی فوق العاده  
دـ اعضاء هیئت نظار از جهت اعمال اداری و نتایج حاصله از آن هیچ مسئولیتی ندارند لیکن هر یک از آنها در انجام مأموریت خود بر طبق قوانینی معموله مملکتی مسئول اعمال و تقصیرات خود می باشند ( م167ق ت) هــ اعضاء هیئت نظار دفاتر و صندوق و کلیه اسناد شرکت را تحت تدقیق در آورده همه ساله گزارش به مجمع عمومی می دهند و هر گاه در تنظیم صورت دارایی بی ترتیبی و خبطهایی مشاهده نمایند موضوع را درگزارش مذکور ذکر نموده و اگر مخالفتی با پیشنهاد مدیر شرکت درتقسیم منافع داشته باشد دلایل خود را بیان می کنند ( م168ق ت) وـ تا 15 روز قبل زا انعقاد مجمع عمومی هر صاحب سهمی می تواند (خود یانماینده او ) در مرکز اصلی شرکت حاضر شده از صورت بیلان و صورت دارایی و گزارش هیئت نظار اطلاع اطلاع  حاصل کند  ( م170ق ت)
15ـ شرکاء شرکت نمی توانند تابعیت شرکت را تغییر دهند مگر به اتفاق آراء( م110ق ت)
16ـ اتخاذ تصمیم راجع به تغییرات اساسنامه باید با اکثریت عددی شرکاء که لااقل سه ربع (3/4) سرمایه را دارا باشند به عمل آید. اساسنامه شرکت می تواند حد نصاب دیگری را مقرر نماید     (م111ق ت)
17ـ در هیچ مورد اکثریت شرکاء نمی تواند شریکی را مجبور به افزایش سهم الشرکه خود ئر شرکت نماید ( م112ق ت)
18ـ سرمایه احتیاطی مجمع عمومی می تواند مقرر نماید در صدی از سود قابل تقسیم بعنوان سرمایه  (ذخیره ) احتیاطی منظور گردد.
19ـ  شرکت با  مسئولیت محدود در موارد ذیل منحل شود.
1ـ 19ـ وقتی که شرکت مقصودی را که برای آن تشکیل شده انجام داده یا انجام آن غیر ممکن شده باشد.
2ـ 19ـ وقتی که شرکت باید مدت معین تشکیل ومدت منقضی شده باشد.
3ـ 19ـ در صورتی که شرکت ورشکست شود.
4ـ 19ـ در صورت تصمیم عده ای از شرکاء که سهم الشرکه آنها بیش از نصف سرمایه شرکت باشد.
5ـ 19ـ درصورتی که به واسطه ضررهای وارده نصف سرمایه شرکت از بین رفته و یکی از شرکاء تقاضای انحلال کرده و محکمه دلائل او را موجه دیده و سایر شرکاء حاضر نباشند سهمی را که در صورت انحلال به او تعلق می گیرد پرداخته و او را از شرکت خارج نمایند.
6ـ 19ـ  در مورد فوت یکی از شرکاء اگر به موجب اساسنامه پیش بینی شده باشد(مواد 93 و 114 ق ت )
20ـ  اشخاص ذیل کلاهبردار محسوب می شوند:
الف ـ مؤسسین و مدیرانی که بر خلاف واقع پرداخت  تمام سهم الشرکه نقدی و تقویم و تسلیم سهم الشرکه غیر نقدی را در اوراق و اسنادی که باید برای ثبت شرکت بدهند اظهار کرده باشند.
ب ـ کسانی که به وسایل متقلبانه سهم الشرکه غیر نقدی را بیش از قیمت واقعی آن تقویم کرده باشند.
ج ـ مدیرانی که با نبودن صورت دارایی یا به استناد صورت دارائی مزور منافع مرهومی را بین شرکاء تقسیم کنند ( م115ق ت )
21ـ ثبت کلیه شرکت های مذکور ( سهامی عام ، سهامی خاص ، با مسئولیت محدود ،  تضامنی ، نسبی ، مختلط سهامی ، مختلط غیر سهامی ،  تعاونی) دراین قانون( قانون تجارت ) الزامی و تابع مقررات قانون ثبت شرکتها است. ( م195ق ت)
22ـ در ظرف ماه اول تشکیل هر شرکت، خلاصه شرکت نامه ها ومنضمات آن طبق نظامنامه وزارت عدلیه اعلان خواهد شد. ( م196ق ت)
23ـ درهر موقع که تصمیماتی براین تغییر اساسنامه شرکت یا تمدید مدت شرکت زائد بر مدت مقرر یا انحلال شرکت ( حتی در مواردی که انحلال به واسطه انقضای مدت شرکت صورت می گیرد ) و تعیین کیفیت تفریغ حساب یا تبدیل شرکاء یا خروج بعضی از آنها از شرکت یا تغییر اسم شرکت اتخاد شود مقررات مواد 195 (بند 21) و 197 ( بند 22) لازم الرعایه است.( م200ق ت)
24ـ در هر گونه اسناد وصورت حسابها و اعلانات ونشریات و غیره که بطور خطی یا چاپی از طرف شرکت مذکور دراین قانون به استثنای شرکت های تعاونی صادر شود سرمایه شرکت صریحاً باید ذکر گردد و اگر تمام سرمایه پرداخته نشده، قسمتی که پرداخته شده نیز باید صریحاً معین شود شرکت متخلف به جزای نقدی محکوم خواهد شد( م201ق ت)
25ـ درشرکت های سهامی وشرکت های بامسئولیت محدود و شرکت های تعاونی امر تصفیه به عهده مدیران شرکت است مگر آنکه اساسنامه یا اکثریت مجمع عمومی شرکت ترتیب دیگری مقرر داشته باشد ( م213ق ت)
26ـ هر شرکت تجاری ایرانی مذکور دراین قانون (قانون تجارت) وهر شرکت خارجی که بر طبق قانون ثبت شرکت هامصوب خرداد 1310 مکلف به ثبت است باید در کلیه اسناد وصورت حسابها و اعلانات و نشریات خطی یا چاپی خود در ایران تصریح نماید که در تحت چه نمره درایران به ثبت رسیده و الا محکوم به جزای نقدی خواهد شد. (قسمتی از  م220ق ت)
27ـ انتخاب بازرس در شرکت با مسئولیت محدود اختیاری است.
28ـ انتخاب روزنامه برای درج آگهی های دعوت شرکت در شرکت با مسئولیت محدود اختیاری است.
29ـ پس از تشکیل شرکت با مسئولیت محدود حداکثر ظرف یک هفته از تاریخ ثبت نسبت به تهیه دفاتر قانونی ( دفتر روزنامه و کل ) و پلمپ آنها در اداره ثبت شرکتها اقدام نمایند.  

به گزارش ICTPRESS با اجراي اين پروژه سيستم اطلاعاتي و عملياتي ثبت شركت‌ها و موسسات غيرتجاري به صورت جامع مكانيزه مي‌شود، و  ضمن رايانه‌يي شدن كامل عمليات تا حذف كامل كاغذ، در چارچوب برقراري دولت الكترونيكي، ارائه كليه خدمات اطلاع‌رساني، عملياتي و اجرايي به ارباب رجوع، به صورت مجازي و بدون نياز به حضور در محل ثبت شركت‌ها انجام میگیرد.

خرداد 1388 : راه‌اندازی سامانه مكانیزه اداره ثبت شركت‌ها و مالكیت صنعتی

مدیر كل دفتر توسعه IT سازمان ثبت اسناد و املاك كشور از راه‌اندازی سامانه مكانیزه اداره ثبت شركت‌ها و مالكیت صنعتی خبر داد.
حسین نجفی در بیان اهداف راه‌اندازی این سامانه گفت: اتوماسیون كامل فرآیندهای اداره ثبت شركت‌ها مبتنی بر كارتابل الكترونیكی، ایجاد شناسنامه الكترونیكی برای شركت‌ها، كاهش مراجعه حضوری ارباب‌ رجوع، اطلاع‌رسانی به مراجع ذی‌صلاح، طبقه‌بندی مدیریتی اطلاعاتی، ایجاد یك مرجع ملی قابل اتكاء و حضور كلیه شركت‌های ایرانی در تجارت جهانی از جمله اهداف تعریف شده است.
او از كاركنان و كارشناسان اداره ثبت شركت‌ها، ارباب‌رجوع (شركت‌ها)، وزارت اقتصادی و دارایی، بیمه، مراجع قضایی، مركز آمار ایران، مردم (مشتریان)، مدیریت استراتژیك كشور، كلیه وزارتخانه‌ها و دیگر سازمان‌ها و موسسات دولتی به عنوان ذی‌نفعان طرح نام برد.
وی با بیان این كه آنچه در این سامانه ثبت می‌شود، بعد جهانی دارد و هیچ‌كس در هیچ جای جهان نمی‌تواند آن را ثبت كند، گفت: آنچنانكه ما طرح میپم (مدیریت یكپارچه ملك) را ثبت جهانی و برای آن آرم درست كردیم و هیچ‌كس نمی‌تواند از آن استفاده كند.
او تصریح كرد: سازمان ملل پروژه‌ای با عنوان Ipas دارد و به این ترتیب هر اختراعی در هر كشور ثبت شود قابل دیدن است؛ بومی‌سازی این نرم افزار در حال انجام در سازمان ثبت است.

« دستور العمل چگونگي ثبت الكترونيكي شركتها و موسسات غير تجاري»
 
به گزارش روابط عمومی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، دستورالعمل جدید چگونگی ثبت الکترونیکی شرکت ها و موسسات غیرتجاری، در راستای سیاستها و برنامه های این سازمان مبنی بر بکارگیری فنآوری های نوین و ارائه خدمات به صورت الکترونیکی به متقاضیان محترم، از سوی دکتر تویسرکانی معاون رئیس قوه قضائیه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ابلاغ شد.

بر اساس این دستورالعمل که با هدف حذف مراجعات حضوري متقاضيان خدمت و در راستای خدمات الکترونیکی در حال انجام در حوزه ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری تنظیم و اعلام شده است، کليه تقاضاهاي مربوط به ثبت تأسيس و تغييرات شرکتها و مؤسسات غيرتجاري از طريق درگاه الکترونيکي سازمان به آدرس www.ssaa.ir پذيرفته مي شود و متقاضيان ثبت تأسيس و تغييرات شرکتها و مؤسسات غيرتجاري بايد اطلاعات مورد نياز را بر اساس فرم هاي موجود، در سامانه جامع ثبت شرکتها وارد نموده و پس از پذيرش نهايي درخواست، از طريق سامانه نسبت به دريافت کد پيگيري يکتاي پرونده تشکيل شده در سيستم اقدام نمايند.

بر اساس این دستورالعمل، پس از پذيرش هر تقاضا توسط سامانه، يک کد پيگيري اختصاص داده خواهد شد و در تمامي مراحل، نتايج اقدامات از طريق پيام کوتاه با ذکر کد پيگيري به اطلاع متقاضي خواهد رسید و تمامي آگهي ها و ابلاغيه هاي رفع نقص يا عدم امکان ثبت که اطلاع متقاضي از آن ضروري است در سامانه بارگذاري و از طريق کد پيگيري اختصاص داده شده به متقاضي قابل رويت است.

بنابر دستورالعمل صادره از سوی سازمان ثبت، مرجع ثبت شرکتها و مؤسسات غيرتجاري پس از وصول ثبت تاسيس، نسبت به بررسي نام هاي پيشنهادي شخصيت حقوقي اقدام و نتيجه پذيرش و يا عدم پذيرش نام را به نحو الکترونيکي به متقاضي اعلام مي نمايد و در صورت تاييد نام، متقاضي باید اصل مدارک و مستندات لازم را به همراه کد پيگيري از طريق پست به مرجع ثبت شرکتها و مؤسسات غيرتجاري اداره کل ثبت اسناد و املاک استان محل اقامت قانوني شخص حقوقي مورد تقاضا ارسال کند.
« دستور العمل چگونگي ثبت الكترونيكي شركتها و موسسات غير تجاري»

در اجراي تكاليف قانوني بند «ب» ماده (۱۲) قانون ارتقاء سلامت نظام اداري و مقابله با فساد و بند «۳» ماده (۳۷) قانون مديريت خدمات كشوري و ماده ۴۸ قانون برنامه پنجم توسعه با هدف حذف مراجعات حضوري متقاضيان خدمت و ارائه خدمات به نحو الكترونيك، فرآيند ثبت تأسيس و تغييرات شركتها و مؤسسات غيرتجاري به صورت الكترونيكي و طبق مقررات اين دستور العمل انجام خواهد شد:
ماده۱) كليه تقاضاهاي مربوط به ثبت تأسيس و تغييرات شركتها و مؤسسات غيرتجاري از طريق درگاه الكترونيكي سازمان به آدرس www.ssaa.ir پذيرفته مي شود. متقاضيان ثبت تأسيس و تغييرات شركتها و مؤسسات غيرتجاري بايد اطلاعات مورد نياز را بر اساس فرم هاي موجود در سامانه جامع ثبت شركتها وارد نموده و پس از پذيرش نهايي درخواست، از طريق سامانه نسبت به دريافت كد پيگيري يكتاي پرونده تشكيل شده در سيستم اقدام نمايند.
تبصره ۱ : پس از پذيرش هر تقاضا توسط سامانه، يك كد پيگيري اختصاص داده خواهد شد و در تمامي مراحل، نتايج اقدامات از طريق پيام كوتاه با ذكر كد پيگيري به اطلاع متقاضي مي رسد.
تبصره ۲ : تمامي آگهي ها و ابلاغيه هاي رفع نقص يا عدم امكان ثبت كه اطلاع متقاضي از آن ضروري است در سامانه بارگذاري و از طريق كد پيگيري اختصاص داده شده به متقاضي قابل رويت خواهد بود.
ماده۲) مرجع ثبت شركتها و مؤسسات غيرتجاري پس از وصول ثبت تاسيس، نسبت به بررسي نام هاي پيشنهادي شخصيت حقوقي اقدام و نتيجه پذيرش و يا عدم پذيرش نام را به نحو الكترونيكي به متقاضي اعلام مي نمايد. در صورت تاييد نام، متقاضي اصل مدارك و مستندات لازم را به همراه كد پيگيري از طريق پست به مرجع ثبت شركتها و مؤسسات غيرتجاري اداره كل ثبت اسناد و املاك استان محل وقوع اقامتگاه قانوني شخص حقوقي مورد تقاضا ارسال مي نمايد.
تبصره: متقاضيان ثبت تغييرات در شركتها و مؤسسات غيرتجاري بايد بلافاصله پس از ثبت تقاضاي خود در سامانه و دريافت كد پيگيري، نسبت به ارسال اصل مدارك و مستندات لازم از طريق پست به مرجع ثبت شركتها و مؤسسات غيرتجاري اداره كل ثبت اسناد و املاك استان محل وقوع اقامتگاه قانوني شخص حقوقي مورد تقاضا اقدام نمايند.
ماده۳) مرجع ثبت شركتها و مؤسسات غيرتجاري دريافت كننده تقاضا، مكلف است پس از وصول مدارك و مستندات متقاضي و مطابقت آنها با فايل الكترونيكي مربوط، چنانچه تقاضاي واصله با قوانين و مقررات منطبق بوده و مدارك
و مستندات ارسالي كامل باشد، جهت توليد پيش نويس سند، احراز هويت و اخذ امضاء متقاضي ثبت طبق ماده ۸ اين دستورالعمل اقدام نمايد.
ماده۴) پس از بررسي كارشناسي چنانچه مورد تقاضا منطبق با مقررات نبوده و يا نقص در مستندات و مدارك ملاحظه شود، مراتب جهت رفع نقص مطابق تبصره ماده ۱ به متقاضي اطلاع داده مي شود. متقاضـي مكلف است ظرف مدت ۳۰ روز نسبت به رفـع نواقص اعلام شده اقدام نمايد. در غير اين صورت مدارك و مستندات ارسالي از طريق پست اعاده و ادامه رسيدگي به مورد تقاضا، منوط به ورود مجدد اطلاعات به سامانه و اخذ كد پيگيري جديد مي باشد.
ماده۵) مرجع ثبت شركتهاي مركز استان جهت ثبت تغييرات مربوط به شركتها و مؤسسات غيرتجاري كه
درگذشته در مرجع ثبتي غير از شهرستان مركز استان به ثبت رسيده اند، در ابتدا پرونده مربوط را از مرجع ثبت كننده مطالبه و مراحل ثبت تغييرات را مطابق ضوابط انجام خواهد داد. اداره ثبت شهرستان ثبت كننده شخص حقوقي مكلف است ظرف يك هفته با شماره گذاري اوراق پرونده مربوط، نسبت به ارسال آن به مرجع ثبت شركتهاي مركز استان اقدام نمايد.
تبصره: مرجع ثبت شركتهاي مركز استان مكلف است قبل از اقدام، نسبت به اسكن و داده آمائي پروندۀ واصله اقدام نمايد.
ماده۶) بررسي كارشناسي تائيد و تعيين نام اشخاص حقوقي مورد تقاضاي ثبت تاسيس و يا تغيير نام، توسط مرجع ثبت شركتها و مؤسسات غيرتجاري مركز استان با رعايت مقررات انجام مي پذيرد.
ماده۷) دفاتر ثبت شركتها و مؤسسات غيرتجاري با توجه به ماهيت اشخاص حقوقي و طبقه بندي براساس قوانين و مقررات جاري، به شرح ذيل در سامانه جامع ثبت شركتها به نحو الكترونيك ايجاد مي گردد:
الف- دفترثبت شركتهاي تجاري( شامل انواع شركتهاي سهامي، با مسئوليت محدود، تضامني،‌ نسبي،‌ تعاوني، مختلط سهامي و غيرسهامي و...) موضوع بند «۹» ماده (۱) آئين نامه قانون ثبت اسناد و املاك، اصلاحي ۱۳۸۰؛
ب- دفتر ثبت مؤسسات غيرتجاري موضوع ماده (۸) آئين نامه اصلاحي ثبت تشكيلات و مؤسسات غيرتجاري مصوب۱۳۳۷؛
ج- دفتر ثبت شعب و نمايندگي شركتهاي خارجي ( موضوع ماده ۱۴ نظامنامه اجرايي قانون ثبت شركتها مصوب ۱۳۱۰).
ماده۸) پس از بررسي و تاييد كارشناسي تقاضاهاي واصله در مرجع ثبت شركت ها و مؤسسات غيرتجاري مركز استان، به شرح ذيل اقدام مي گردد:
الف- مرجع ثبت شركت ها پيش نويس سند ثبت تاسيس يا تغييرات شخص حقوقي را در سامانه توليد ومفاد آن را به نحو الكترونيك به اطلاع متقاضي مي رساند.
ب- متقاضي پس از ملاحظۀ مفاد پيش نويس سند،‌ به منظور پرداخت حقوق دولتي و امضاي نسخه چاپي آن به مرجع ثبت شركتها مراجعه مي نمايد.
ج- مرجع ثبت شركت ها با احراز هويت ذي سمت و اطمينان از وصول حقوق دولتي، دو نسخه از سند نهائي را چاپ و به امضاي ذي سمت رسانده و در دفتر الكترونيك مربوط در سامانه ثبت مي نمايد. ضمناً نسخۀ امضاء شدۀ سند نهايي پس از اسكن در پـرونده الكترونيك ثبـت شخص حقوقي مربـوط ذخيـره و يك نسخه از سند چاپ شـده نيز به متقاضي تحويل مي شود.
ماده۹)- چنانچه اقامتگاه شخص حقوقي مورد تقاضا، شهرستاني غير از مركز استان باشد، مرجع ثبت شركت ها و مؤسسات تجاري مركز استان، پيش نويس سند توليد شده را جهت احراز هويت و اخذ امضاء ذي سمت، از طريق سامانه به اداره ثبت شهرستان محل اقامتگاه قانوني شخص حقوقي ارسال و مراتب را از طريق پيام كوتاه به متقاضي اعلام مي نمايد. اداره مذكور پس از احراز هويت و اخذ امضاء‌، نسخۀ امضاء ‌شده را اسكن و از طريق سامانه به مرجع ثبت شركت ها در مركز استان ارسال و يك نسخه از سند امضاء‌ شده را نيز به متقاضي تحويل مي دهد.
تبصره ۱- مرحلۀ نهايي ثبت تأسيس يا تغييرات شركتها و مؤسسات غيرتجاري در سامانه و الحاق اسكن سند امضاء‌ شده به سابقه ثبت الكترونيك شخص حقوقي، توسط مرجع ثبت شركتها در مركز استان انجام خواهد شد.
ماده ۱۰) با توجه به ايجاد زير ساختها و ارتبـاط سيستمي با روزنامـه رسمي در تمام موارد، مـرجع ثبـت شركتها و مؤسسات غيرتجاري مركز استان نسخه اي از سنـد الكتـرونيكي ثبـت شده را از طريق سامانه به روزنامه رسمي ارسال و مـراتب به نحو الكترونيك به متقاضـي اعلام مي گردد. متقاضي مكلف است، جهت پيگيـري مراحل انتشـار آگهي و پرداخت هزينه هاي مربوط از طريق درگاه اختصاصي شركت روزنامه رسمي با استفاده از كد پيگيري اختصاص يافته، اقدام نمايد.
ماده۱۱) مرجع ثبت شركت هاي مركز استان يا اداره ثبت شهرستان محل اقامتگاه شخص حقوقي، مكلف است به منظور مستند سازی و حفظ سوابق حاوي اصل امضاي افراد ذي سمت، هر دويست نسخه سند چاپ شدۀ مرتبط به هر دفتر الكترونيك را به ترتيب شمارۀ مندرج در سند از شماره ۱ الي ۲۰۰ جمع آوري و پس از ممهور نمودن آن به مهر اداره ، به همراه فهرست تهيه شده از سامانه، مجلد و صحافي نموده و نگهداري نمايد.
ماده۱۲) مرجع ثبت شركت ها و مؤسسات غيرتجاري مركز استان مكلف است همزمان با ثبت تأسيس و تغييرات شركتها و مؤسسات غيرتجاري، مدارك و مستندات را اسكن و پروندۀ الكترونيكي مربوط را در سامانه، مطابق ضوابط ايجاد نمايد.
ماده۱۳) مديران كل ثبت اسناد و املاك استانها موظفند به صورت منظم از طريق سامانه نسبت به گزارش گيري وضعيت ثبت شركتها در ادارات ثبت تابعه و رفع نواقص احتمالي و ايجاد ا مكانات لازم اقدام نمايند تا زمينه مناسب براي تسهيل ارائه خدمات به متقاضيان و ارتقاء كيفيت آن در راستاي بهبود فضاي كسب و كار فراهم گردد.
تبصره: به منظور نظارت و پاسخگويي مديران و اشخاص ذي صلاح در مراجع ثبت شركتها و مؤسسات غيرتجاري امكان دسترسي لازم توسط حوزه فناوري اطلاعات سازمان فراهم خواهد شد.
ماده۱۴) بـه منظوراستاندارد سازي فرآيندهاي ثبت شركتها و مؤسسات غيرتجاري، كارگروهي به رياسـت معاون امور اسناد و عضويت مديركل ثبت شركتها و مؤسسات غيرتجاري و مديـران دفتر حقوقي و امـور مجلس و دفتـر توسعـه فن آوري و اطلاعات سازمان تشكيل مي گردد. دبيرخانه اين كار گروه در اداره كل ثبت شـركتها و مـؤسسات غيـرتجـاري مي باشد.
.